Compliance Stories
Aus Erfahrungen lernen: Universität Kiel
Art von Institut: Eine öffentliche Universität in Deutschland
Compliance-Strategie: Die Universität Kiel hat eine Strategie zur Einhaltung des Nagoya-Protokolls mit drei Schwerpunkten entwickelt:
Institutionelle Richtlinien
Es werden gerade interne Richtlinien entwickelt, welche die Verantwortungen und Aufgaben klar unter den Hauptverantwortlichen aufteilen. Diese sind:
- die HauptuntersucherInnen oder leitende WissenschaftlerInnen mit festen Positionen
- Der/die Nagoya-Protokoll-Compliance-Beauftragte
Ein Ziel für die Zukunft ist es, diese internen Richtlinien durch den Senat und das Präsidium der Universität zu bringen, um sie für die Mitarbeitenden verbindlich zu machen.
HauptuntersucherInnen oder leitende WissenschaftlerInnen mit festen Positionen
Es wird von allen Forschenden an der Universität in Kiel erwartet, dass ihre Forschung das Nagoya-Protokoll einhält. HauptuntersucherInnen oder leitende WissenschaftlerInnen mit festen Positionen sind verantwortlich für die Einreichung der Sorgfaltsperklärungen. Außerdem sind sie verantwortlich für die Beschaffung von ABS-Dokumenten, das beinhaltet das Unterzeichnen von Vorteilsausgleichsvereinbarungen. Dies soll sicherstellen, dass das Material auch weiterhin genutzt werden kann, wenn Forschende in befristeten Positionen das Institut verlassen.
Nagoya-Protokoll-Compliance-Beauftragte/r
Seit: 2017, offiziell in der Rolle des Compliance-Beauftragten seit April 2019
Abteilung: Zentrale Verwaltung, zuständig für alle acht Fakultäten
Zeit für die Aufgabe: 2017-2019 (50%), 2019-jetzt (25%)
Kontakt: nagoya@uv.uni-kiel.de
Hauptaufgaben:
- Forschende mit generellen Informationen zu ABS und der EU Verordnung Nr. 511/2014 versorgen
- Die Forschenden bei der Organisation von ABS-Unterlagen unterstützen
- Die Forschenden beim Einreichen der Sorgfaltsterklärung unterstützen
Der/Die Compliance-Beauftragte ist auch im GNP-HuB Netzwerk aktiv.
Welche Erkenntnisse wurden gewonnen?
Obwohl es den Compliance-Beauftragten gibt, der Unterstützung anbietet, ist es wichtig, dass die Forschenden verstehen, dass sie für den Erhalt der ABS-Dokumente und das Erfüllen der Sorgfaltspflicht verantwortlich sind.
Eine hohe institutionelle Unterstützung für Compliance und die Rolle des Compliance-Beauftragten ist entscheidend.
Institute sollten sich überlegen, Verfahren für komplizierte Fälle einzuführen.
Bewusstsein schaffen
Es gibt drei Hauptelemente zu der Kampagne zum Bewusstsein schaffen an der Universität in Kiel:
- Eine Website
- Präsentationen
- Gezielte E-Mails
Website
Die Universität Kiel hat eine öffentliche Website zum Nagoya- Protokoll (auf Englisch und auf Deutsch).
Sie stellt Basisinformationen über die Verpflichtungen von Forschenden und den rechtlichen Konsequenzen von nicht-Einhaltung zur Verfügung, sowie eine Checkliste, um herauszufinden, ob die beantragte Nutzung des Materials in den Geltungsbereich der Verordnung (EU) Nr. 511/2014 fällt, eine Vorlage für einen Materialtransfervertrag (MTA) für Nagoya-Protokoll-relevantes Material und die Kontaktdaten des/der Compliance-Beauftragten.
Die Erarbeitung der Inhalte dauerte mehrere Monate und wurde von der zuständigen Behörde in Deutschland, dem Bundesamt für Naturschutz (BfN), unterstützt. Seit die Website veröffentlicht wurde, sind die Anfragen an den Compliance-Beauftragten konkreter geworden, da die Informationen auf der Website die Basisfragen der Forschenden abdecken.
Präsentationen für Verwaltungsangestellte und Forschende
Präsentation für die Verwaltungsangestellten :
- 20 Minuten
- Enthält Informationen dazu, warum das Nagoya-Protokoll wichtig ist und wie es die Forschungsaktivitäten an der Universität beeinflusst
- Die Rolle des/der Compliance-Beauftragten wird erklärt
- Der Schwerpunkt wird auf die Bedeutung von Kooperation zwischen dem/der Compliance Beauftragten und dem Büro für Technologietransfer gesetzt, um sicherzustellen, dass jedes Material, das die Universität erhält oder weggibt, auf Compliance geprüft wird
Präsentation für Forschende (Angestellte und Studierende) :
- 90 Minuten, inklusive 45 Minuten für Fragen
- Enthält Informationen dazu, wie das Nagoya-Protokoll die täglichen Forschungsaktivitäten beeinflusst
- Bezieht sich auf Definitionen, die Frage nach dem Geltungsbereich und häufige Missverständnisse
Gezielte E-Mails
Gezielte E-Mails wurden an 38 ProfessorenInnen geschickt, die nach der Verordnung (EU) Nr. 511/2014, als potenzielle „Nutzende“ identifiziert wurden.
Obwohl nicht alle Empfänger auf diese E-Mails reagierten, führte diese Sensibilisierungsmaßnahme dazu, dass eine Reihe von Anfragen an den Nagoya-Protokoll-Compliance-Beauftragten gestellt wurden, um weitere Informationen zu erhalten, oder dass Forschende eine Klärung darüber suchten, ob ihre Forschung in den Anwendungsbereich des EU-Gesetzes fällt.
Welche Erkenntnisse wurden gewonnen?
Die Informationen, die auf der Website und in den Präsentationen zur Verfügung gestellt werden, müssen in einer einfach zu verstehenden Sprache formuliert werden – Nutzen Sie die Sprache ihres Zielpublikums!
Verschiedene Zielgruppen benötigen unterschiedliche Informationen, z.B. macht es einen Unterschied, ob sie mit Forschenden kommunizieren oder mit Verwaltungsangestellten der Universität.
Auch wenn die gegebenen Informationen verständlich genug sein müssen, um Missverständnisse zu vermeiden, ist es wichtig, Forschende nicht mit Informationen zu überladen und sie damit zu verwirren, vor allem am Anfang.
Aufgrund des internationalen Charakters der Forschung an der Universität müssen die Informationen zur Compliance sowohl in englischer als auch in deutscher Sprache bereitgestellt werden.
DoktorandInnen und junge Forschende sind möglicherweise offener für neue Compliance-Anforderungen, die ihre zukünftige Karriere beeinflussen können. Den Fokus auf eine starke „bottom-up“ Strategie zu legen um die „jüngere Generation“ zu informieren und engagieren, kann dabei helfen das Verständnis von Compliance zu verbessern.
Trackingsystem
Es gibt drei verschiedene Hauptelemente für das Trackingsystem an der Universität Kiel:
- Dezentralisierte Dokumentenlagerung
- Eine angepasste Materialtransfergenehmigung (MTA)
- Ein zentralisierter DECLARE-Account
Dezentralisierte Dokumentenlagerung
Forschende sind dafür verantwortlich, ABS-Unterlagen zu lagern.
Wenn die Forschung nicht unter den Geltungsbereich der Verordnung (EU) Nr. 511/2014 fällt, sind Forschende dazu verpflichtet zu dokumentieren, warum dem so ist.
Angepasste Materialtransfergenehmigung (MTA)
Die Universität hat eine angepasste MTA für alles Material, das Nagoya-Protokoll-relevant ist, entwickelt. Diese wurde zusammen mit der Rechtsberatung und der Technologietransferabteilung entwickelt.
Alle MTAs, die sich auf biologisches Material beziehen, werden an den Nagoya-Protokoll-Compliance-Beauftragten geschickt, der kontrolliert, ob das Material Nagoya-Protokoll-relevant ist, bevor die MTA von der Universität unterzeichnet werden kann.
Von der Rechtsabteilung der Universität wird außerdem eine rechtliche Unterstützung für Verträge auf individueller Ebene zu Verfügung gestellt.
Zentralisierter DECLARE-Account
Für das DECLARE-System der europäischen Kommission wurde von der Universität Kiel ein zentraler Account erstellt.
Forschende sind verantwortlich dafür, eine Sorgfaltserklärung zu ihrer Forschung einzureichen. Die Universität pflegt eine Übersicht von allen Erklärungen, die über den universitären Account eingereicht werden.
Welche Erkenntnisse wurden gewonnen?
Unterstützung von der Rechtsabteilung ist wichtig, um herauszufinden, wer welche Rolle übernimmt und für die Anpassung der Materialtransfergenehmigung. An der Universität in Kiel war der/die verantwortliche Anwalt/Anwältin sehr engagiert und hat sich aktiv am Prozess beteiligt.
