Compliance Stories
Aus Erfahrungen lernen: Museum
Art des Instituts: Ein Forschungsmuseum in Deutschland
Umgang mit Compliance: Das Museum hat folgendes umgesetzt, um die Compliance mit den Nagoya-Protokoll auf institutioneller Ebene zu thematisieren:
Foto: James Wainscoat auf Unsplash
Einführung des CETAF Verhaltenskodex & des Bewährten Verfahrens
Das Forschungsmuseum ist Mitglied des Konsortiums der Europäischen Taxonomischen Fakultäten (Consortium of European Taxonomic Facilities – CETAF) und hat sich als solches dazu verpflichtet, den CETAF Verhaltenskodex und das bewährte Verfahren umzusetzen.
Das bewährte Verfahren von CETAF ist von der europäischen Kommission als solches anerkannt.
Einführung auf institutioneller Ebene: Das bewährte Verfahren wurde an die Bedürfnisse des Instituts und der Forschenden angepasst
Anpassungen:
- Gekürzter Umfang
- Vereinfachte Sprache
- Einführung von Flussdiagrammen, die die für das Museum relevanten Prozesse erklären
- Das Museum hat die Vorlage für die Materialtransferverträge, die im Anhang zum bewährten Verfahren zu Verfügung gestellt werden, nicht übernommen. Stattdessen wurde entschieden, die bereits vorhanden Unterlagen beizubehalten, z.B. Ausleihtickets für Museumsobjekte, die zur Forschung genutzt werden, welche als „Nutzung“ gilt
- Veränderungen am Workflow und der Datenbank, die für das Proben- und Unterlagenmanagement genutzt wird
Sprache: Die Richtlinien sind auf Englisch verfasst.
Eingeführt: Anfang 2020
Öffentlich verfügbar: Nein
Inhalt: Die Richtlinien:
- Heben die Teile der Museumsarbeit hervor, bei denen ABS relevant sein könnte
- Stellen ein Werkzeug zu Verfügung, um die Relevanz von ABS und der Verordnung (EU) Nr. 511/2014 zu verifizieren
- Stellen Informationen zu Verfügung, was zu tun ist, wenn man Material sammelt, es von anderen erhält, es für die Forschung verwendet und, wenn man es an Dritte weitergibt
- Skizzieren den Prozess des Dokumentenmanagements
- Beinhalteen Werkzeuge wie E-Mail-Vorlagen zur Kommunikation mit der nationalen Kontaktstelle
Welche Erkenntnisse wurden gewonnen?
Das bewährte Verfahren von CETAF ist zur Orientierung beim Formulieren von Richtlinien auf institutioneller Ebene sehr hilfreich.
Verschiedene Personen an einem Institut, auch Forschende, müssen in den Prozess involviert werden, um die Akzeptanz zu verbessern. Es kann aber einige Zeit dauern, bis alle an involvierten Personen Einigkeit erreichen.
Es ist wichtig in den Richtlinien einfach zu verstehende Sprache zu verwenden, damit der Inhalt gut verstanden wird.
Grafiken sind für Forschende hilfreich und können dabei helfen, die Verpflichtungen und den Prozess aufzuklären.
Es kann hilfreich sein, Veränderungen des existierenden Systems und Arbeitsablaufs auf ein Minimum zu reduzieren, um Akzeptanz unter den Forschenden zu schaffen.
Implementierung von ABS-Workflows und Aktualisierung der Datenbank der Einrichtung
Der institutionelle Ansatz des Museums macht die Forschenden für die Beschaffung der ABS-Dokumente verantwortlich.
Eine Kontaktperson (angestellt seit 2018) ist da, um Fragen zu beantworten und Informationen zu den Verpflichtungen und dem ABS-Prozess zu geben.
Wie sieht der Arbeitsablauf aus?
Forschende sollten die Nagoya-Kontakperson in jegliche Kommunikation mit den nationalen Behörden des Landes, welches das Material zu Verfügung stellt, in CC setzen.
Sobald die Dokumente angekommen sind, werden sie an die Kontaktperson weitergeleitet. Diese Person ordnet den Unterlagen eine Nummer zu, in der das Datum, die Länder-Identifikationsnummer und der Genehmigungscode vorhanden ist. Dies ermöglicht eine einfache Verbindung zwischen den Unterlagen und der richtigen Probe. Die interne Identifikationsnummer wird auf dem Originaldokument notiert
Die Unterlagen werden eingescannt und in die Museumsdatenbank hochgeladen. Dort sind alle Informationen zu den Proben des Museums und jegliche relevante Genehmigung, z.B. CITES, Sammlung, Export, etc., vorhanden. Die Identifikationsnummer für ein Nagoya-Dokument wird zu den Objektinformationen hinzugefügt. Wenn Forschende in der Datenbank suchen, sehen sie sofort, ob Nagoya-relevante Dokumente für eine spezielle Probe existieren.
Die Originaldokumente werden den Forschenden zurückgegeben und in ihren jeweiligen Abteilungen aufbewahrt. Diese Dokumente sollten zentral gelagert werden, so dass jeder Mitarbeitende der Abteilung sie finden kann.
Forschende fügen Informationen über andere Angelegenheiten bezüglich Compliance, inklusive der geteilten Vorteile, zur Datenbank hinzu.
Welche Erkenntnisse wurden gewonnen?
Einen Prozess zu haben, bei dem Dokumente an einem zentralen Ort aufbewahrt werden, ist sehr hilfreich dabei, einen Überblick zu behalten und sicher zu stellen, dass benötigte Informationen zügig gefunden werden können.
Die Identifikationsnummer verbesserte die Möglichkeit immens, Dokumente den zugehörigen Proben zuzuordnen.
Den ABS-Prozess an die vorhandene Infrastruktur anzupassen ist wichtig, um die Akzeptanz der neuen Anforderungen und Prozesse zu stärken.
Bereitstellung von Ressourcen für Forschende
Forschende werden von der Nagoya-Protokoll Kontaktperson unterstützt.
Im Intranet des Museums haben Forschende Zugang zu den Richtlinien, zusätzlich sind Informationen zu ABS-Maßnahmen in spezifischen Ländern in der Datenbank vorhanden. Diese werden von der Kontaktperson gepflegt.
Welche Erkenntnisse wurden gewonnen?
Es muss darauf geachtet werden, dass interne Datenbanken, die Informationen zu ABS-Maßnahmen enthalten, regelmäßig aktualisiert werden. Es kann schwierig sein, über Änderungen auf nationaler Ebene auf dem Laufenden zu bleiben. Deshalb ist es wichtig, dass ein Datum eingetragen ist.
Die Kontaktperson kann Personen innerhalb der Organisation dabei helfen sich zu vernetzen und sie mit Leuten verbinden, die bereits Erfahrungen mit ABS in bestimmen Ländern haben. Diese Art von Erfahrungen zu teilen ist sehr wertvoll für Forschende.
Awareness-raising – Bewusstsein schaffen
Auf Compliance aufmerksam zu machen ist nicht explizit Teil der institutionellen Richtlinien des Museums. Allerdings gab es für die Mitarbeitenden eine Präsentation über die neuen Richtlinien als diese angenommen wurden.
Die Kontaktperson thematisiert Neuigkeiten und Herausforderung zum Nagoya-Protokoll auch regelmäßig in Mitarbeitermeetings.
Bei der Einführung eines neuen Systems ist es wichtig, zu erklären, was die Veränderungen für Personen bedeuten, die das System nutzen.
