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Forschungsmuseum

Compliance Stories

Aus Erfahrungen lernen: Museum

Art des Instituts: Ein Forschungsmuseum in Deutschland

Umgang mit Compliance: Das Museum hat folgendes umgesetzt, um die Compliance mit den Nagoya-Protokoll auf institutioneller Ebene zu thematisieren:

  • Einführung des CETAF Verhaltenskodex & des Bewährten Verfahrens

 

  • Implementierung von ABS-Workflows und Aktualisierung der Datenbank der Einrichtung

 

  • Bereitstellung von Ressourcen für Forschende

 

  • „Awareness raising“- Bewusstsein schaffen

Foto: James Wainscoat auf Unsplash

Einführung des CETAF Verhaltenskodex & des Bewährten Verfahrens    

Das Forschungsmuseum ist Mitglied des Konsortiums der Europäischen Taxonomischen Fakultäten (Consortium of European Taxonomic Facilities – CETAF) und hat sich als solches dazu verpflichtet, den CETAF Verhaltenskodex und das bewährte Verfahren umzusetzen.

Das bewährte Verfahren von CETAF ist von der europäischen Kommission als solches anerkannt.

Einführung auf institutioneller Ebene: Das bewährte Verfahren wurde an die Bedürfnisse des Instituts und der Forschenden angepasst

Anpassungen:

  • Gekürzter Umfang
  • Vereinfachte Sprache
  • Einführung von Flussdiagrammen, die die für das Museum relevanten Prozesse erklären
  • Das Museum hat die Vorlage für die Materialtransferverträge, die im Anhang zum bewährten Verfahren zu Verfügung gestellt werden, nicht übernommen. Stattdessen wurde entschieden, die bereits vorhanden Unterlagen beizubehalten, z.B. Ausleihtickets für Museumsobjekte, die zur Forschung genutzt werden, welche als „Nutzung“ gilt
  • Veränderungen am Workflow und der Datenbank, die für das Proben- und Unterlagenmanagement genutzt wird

 

Sprache: Die Richtlinien sind auf Englisch verfasst.

Eingeführt: Anfang 2020

Öffentlich verfügbar: Nein

Inhalt: Die Richtlinien:

  • Heben die Teile der Museumsarbeit hervor, bei denen ABS relevant sein könnte
  • Stellen ein Werkzeug zu Verfügung, um die Relevanz von ABS und der Verordnung (EU) Nr. 511/2014 zu verifizieren
  • Stellen Informationen zu Verfügung, was zu tun ist, wenn man Material sammelt, es von anderen erhält, es für die Forschung verwendet und, wenn man es an Dritte weitergibt
  • Skizzieren den Prozess des Dokumentenmanagements
  • Beinhalteen Werkzeuge wie E-Mail-Vorlagen zur Kommunikation mit der nationalen Kontaktstelle

 

Welche Erkenntnisse wurden gewonnen?

Das bewährte Verfahren von CETAF ist zur Orientierung beim Formulieren von Richtlinien auf institutioneller Ebene sehr hilfreich.

Verschiedene Personen an einem Institut, auch Forschende, müssen in den Prozess involviert werden, um die Akzeptanz zu verbessern. Es kann aber einige Zeit dauern, bis alle an involvierten Personen Einigkeit erreichen.

Es ist wichtig in den Richtlinien einfach zu verstehende Sprache zu verwenden, damit der Inhalt gut verstanden wird.

Grafiken sind für Forschende hilfreich und können dabei helfen, die Verpflichtungen und den Prozess aufzuklären.

Es kann hilfreich sein, Veränderungen des existierenden Systems und Arbeitsablaufs auf ein Minimum zu reduzieren, um Akzeptanz unter den Forschenden zu schaffen.

 

Implementierung von ABS-Workflows und Aktualisierung der Datenbank der Einrichtung

Der institutionelle Ansatz des Museums macht die Forschenden für die Beschaffung der ABS-Dokumente verantwortlich.

Eine Kontaktperson (angestellt seit 2018) ist da, um Fragen zu beantworten und Informationen zu den Verpflichtungen und dem ABS-Prozess zu geben.

Wie sieht der Arbeitsablauf aus?

Forschende sollten die Nagoya-Kontakperson in jegliche Kommunikation mit den nationalen Behörden des Landes, welches das Material zu Verfügung stellt, in CC setzen.

Sobald die Dokumente angekommen sind, werden sie an die Kontaktperson weitergeleitet. Diese Person ordnet den Unterlagen eine Nummer zu, in der das Datum, die Länder-Identifikationsnummer und der Genehmigungscode vorhanden ist. Dies ermöglicht eine einfache Verbindung zwischen den Unterlagen und der richtigen Probe. Die interne Identifikationsnummer wird auf dem Originaldokument notiert

Die Unterlagen werden eingescannt und in die Museumsdatenbank hochgeladen. Dort sind alle Informationen zu den Proben des Museums und jegliche relevante Genehmigung, z.B. CITES, Sammlung, Export, etc., vorhanden. Die Identifikationsnummer für ein Nagoya-Dokument wird zu den Objektinformationen hinzugefügt. Wenn Forschende in der Datenbank suchen, sehen sie sofort, ob Nagoya-relevante Dokumente für eine spezielle Probe existieren.

Die Originaldokumente werden den Forschenden zurückgegeben und in ihren jeweiligen Abteilungen aufbewahrt. Diese Dokumente sollten zentral gelagert werden, so dass jeder Mitarbeitende der Abteilung sie finden kann.

Forschende fügen Informationen über andere Angelegenheiten bezüglich Compliance, inklusive der geteilten Vorteile, zur Datenbank hinzu.

 

Welche Erkenntnisse wurden gewonnen?

Einen Prozess zu haben, bei dem Dokumente an einem zentralen Ort aufbewahrt werden, ist sehr hilfreich dabei, einen Überblick zu behalten und sicher zu stellen, dass benötigte Informationen zügig gefunden werden können.

Die Identifikationsnummer verbesserte die Möglichkeit immens, Dokumente den zugehörigen Proben zuzuordnen.

Den ABS-Prozess an die vorhandene Infrastruktur anzupassen ist wichtig, um die Akzeptanz der neuen Anforderungen und Prozesse zu stärken.

Bereitstellung von Ressourcen für Forschende

Forschende werden von der Nagoya-Protokoll Kontaktperson unterstützt.

Im Intranet des Museums haben Forschende Zugang zu den Richtlinien, zusätzlich sind Informationen zu ABS-Maßnahmen in spezifischen Ländern in der Datenbank vorhanden. Diese werden von der Kontaktperson gepflegt.

 

 

Welche Erkenntnisse wurden gewonnen?

Es muss darauf geachtet werden, dass interne Datenbanken, die Informationen zu ABS-Maßnahmen enthalten, regelmäßig aktualisiert werden. Es kann schwierig sein, über Änderungen auf nationaler Ebene auf dem Laufenden zu bleiben. Deshalb ist es wichtig, dass ein Datum eingetragen ist.

Die Kontaktperson kann Personen innerhalb der Organisation dabei helfen sich zu vernetzen und sie mit Leuten verbinden, die bereits Erfahrungen mit ABS in bestimmen Ländern haben. Diese Art von Erfahrungen zu teilen ist sehr wertvoll für Forschende.

Awareness-raising – Bewusstsein schaffen

Auf Compliance aufmerksam zu machen ist nicht explizit Teil der institutionellen Richtlinien des Museums. Allerdings gab es für die Mitarbeitenden eine Präsentation über die neuen Richtlinien als diese angenommen wurden.

Die Kontaktperson thematisiert Neuigkeiten und Herausforderung zum Nagoya-Protokoll auch regelmäßig in Mitarbeitermeetings.

Bei der Einführung eines neuen Systems ist es wichtig, zu erklären, was die Veränderungen für Personen bedeuten, die das System nutzen.

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Die Allianz-ABS-Beratungsplattform für die akademische Forschung wird von den Mitgliedern der Allianz der Wissenschaftsorganisationen finanziert. Zu den projekttragenden Mitgliedern der Allianz gehören die Deutsche Forschungsgemeinschaft (DFG), die Hochschulrektorenkonferenz (HRK), die Helmholtz-Gemeinschaft Deutscher Forschungszentren (HGF), die Leibniz-Gemeinschaft, die Nationale Akademie der Wissenschaften Leopoldina und die Max-Planck-Gesellschaft.

 

 

 

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Mithilfe der Sorgfaltserklärung kann die zuständige Behörde in Deutschland nachvollziehen, dass Ihr Material und Ihre Forschung den Bestimmungen des Nagoya-Protokolls unterliegen und dass Sie Ihre damit verbundenen Pflichten erfüllt haben.

Finden Sie hier mehr heraus!

Wenn Sie Material an eine andere Person oder eine andere Einrichtung weitergeben:

  • Überprüfen Sie, ob es ABS-Unterlagen zu dem Material gibt,
  • Überprüfen Sie, ob die Weitergabe an Dritte von der Genehmigung umfasst ist, und
  • Geben Sie Kopien der Unterlagen weiter, bspw. von der ABS-Genehmigung oder die Nummer des International anerkannten Compliance Zertifikats (IRCC), das im ABS-Clearing House veröffentlicht wurde.

Für Ihre Forschung in Deutschland empfiehlt das Bundesamt für Naturschutz, das DECLARE Portal zu nutzen.

Hierfür ist es nötig, ein Profil anzulegen. Möglicherweise hat Ihre Einrichtung bereits ein solches angelegt.

Dieses Video und der User Guide sind am Anfang sehr hilfreich!

In manchen Ländern sollte überprüft werden, zu welchem Zeitpunkt die nationalen ABS-Gesetze in Kraft getreten sind, und mit dem Zeitpunkt verglichen werden, zu dem das Material im Land gesammelt wurde. Wenn Sie das Material entnommen haben, bevor die ABS-Gesetze in Kraft traten, könnten Sie aus dem Anwendungsbereich herausfallen. Allerdings gilt in einigen Staaten die Regelung, dass „Zugang“ auch bedeutet, das Material von einer ex-situ-Sammlung erhalten zu haben oder sogar erst der Beginn der eigentlichen Nutzung (selbst wenn das Material schon vor einer sehr langen Zeit gesammelt wurde oder das Land verlassen hat). Hier also gut aufpassen!

Wie komme ich an Informationen?

  • Informieren Sie sich zunächst beim ABS-Clearing House (ABSCH) über das Länderprofil .
  • Lesen Sie in dem Kapitel “legislative, administrative or policy measures” nach. Wenn Sie hier nicht fündig werden, können Sie ebenfalls in den „Interim Reports“ nach relevanten Informationen suchen. Tipp! Nach Ländern filtern.
  • Seien Sie trotzdem aufmerksam. Diese Informationen sind nicht immer vollständig oder aktuell. Einige Länder haben ABS-Gesetze, die aber nicht im ABSCH aufgeführt sind.

 

Um rechtlich auf der sicheren Seite zu sein, kontaktieren Sie immer den ABS-National Focal Point und/oder die Competent National Authority (zuständige nationale Behörde. Tipp! Nach Ländern filtern.

Keine Antwort?

  • Versuchen Sie, den National Focal Point der Biodiversitätskonvention zu kontaktieren.
  • Bitten Sie Kollaborationspartner im Bereitstellerland um Hilfe – diese bekommen Informationen in ihrem eigenen Land und in ihrer eigenen Sprache meist einfacher!
  • Fragen Sie Kollegen, die bereits in dem betreffenden Land gearbeitet haben.
  • Nutzen Sie das Internet, um Informationen zu finden.
  • Kontaktieren Sie das Bundesamt für Naturschutz. Es stellt Informationen über ABS bereit and kann Sie unterstützen.

Prüfen Sie weiter, wenn…

  • Sie das Material außerhalb von Deutschland sammeln
  • ein Forschungspartner Ihnen das aus einem anderen Land stammende Material gibt
  • Sie Material aus einer Sammlung in Deutschland erhalten
  • Sie Material in einem Geschäft oder von einem Unternehmen kaufen
  • traditionelles Wissen von indigenen Völkern oder lokalen Gemeinschaften für Ihre Forschung benutzt wird
  • Einige Länder haben eigene ABS-Gesetze, obwohl sie NICHT das Nagoya-Protokoll unterzeichnet haben. Sie müssen diese ABS-Gesetze auf jeden Fall befolgen!
  • Auch einige Länder in der EU haben ABS-Gesetze.
  • Wenn Ihre Forschung traditionelles Wissen umfasst, müssen Sie die entsprechenden ABS-Regelungen beachten.

Einige Gesetze umfassen nur bestimmte Arten von Organismen oder nur Organismen, die in bestimmten Gegenden gesammelt werden.

Es hängt teilweise von der Art der Forschung ab, ob ABS-Verpflichtungen bestehen oder nicht. Manchmal gibt es Ausnahmen für nichtkommerzielle oder Grundlagen-Forschung.

Falls lokale Forschende von den ABS-Verpflichtungen ausgenommen sind, beachten Sie, dass dies aber möglicherweise nicht gilt, wenn die Forschung außerhalb ihres Landes durchgeführt wird (bspw. wenn ein Gastforscher Material aus seinem Land mit nach Deutschland bringt, um dort damit zu forschen).

Selbst dann, wenn ABS nicht auf Ihr Forschungsprojekt anwendbar ist, müssen Sie in der Lage sein, gegenüber dem Bundesamt für Naturschutz schriftlich zu begründen, wie Sie zu dieser Schlussfolgerung gekommen sind. Dies wird mögliche Compliance-Kontrollen beschleunigen. Tipp: Bewahren Sie die diesbezügliche Email-Korrespondenz mit den Bereitstellerstaaten auf.

Wenn Sie mit Ihrem Projekt beginnen, bevor die ABS-Genehmigung erteilt wurde, verstoßen Sie gegen die Bestimmungen der EU-Verordnung. Deshalb könnten Sie in Schwierigkeiten geraten, wenn Ihre Einrichtung vom Bundesamt für Naturschutz kontrolliert wird!

Warum ist ABS so wichtig?

Access and Benefit-Sharing – Maßnahmen (ABS = Zugang und Vorteilsausgleich) dienen dazu, den Bereitstellerstaaten mit den Forschungsergebnissen zu helfen,

  • gut begründete Entscheidungen zur Erhaltung, zu nachhaltiger Nutzung und zum Biodiversitätsmanagement zu treffen
  • innovative Lösungen für Aktionen und Tätigkeiten umzusetzen, die die nachhaltige Entwicklung fördern
  • Kompetenzen für die nationale Forschung aufzubauen
  • von weiteren Vorteilen – je nach Vereinbarung – zu profitieren

Innerhalb der Europäischen Union entstehen Verpflichtungen aufgrund der Verordnung (EU) Nr. 511/2014.

Der EU-Leitfaden für Zugang und Vorteilsausgleich enthält Informationen zum Anwendungsbereich und zu Verpflichtungen und erläutert anhand von Beispielen, ob Ihr Material und Ihre Forschung der Verordnung unterfallen. Er ist in allen EU-Landessprachen verfügbar und ist für eine gründliche Recherche der ABS-Problematik unerlässlich.

„Derivative“ meint einen natürlicherweise bestehenden Bestandteil, der von einer genetischen Expression oder einem Metabolismus einer biologischen oder genetischen Ressource stammt, selbst dann, wenn er keine funktionellen Erbeigenschaften enthält.

Einige Beispiele sind: RNA, Proteine (Enzyme eingeschlossen), Lipide, organische Bestandteile (z.B. essentielle Öle oder …) und andere Produkte von Metabolismus.

Lesen Sie dazu auch unsere FAQs.

Zum Beispiel: Forschung zu spezifischen genetischen oder biochemischen Eigenschaften, Genfunktion, Genexpression, genetische Veränderung, Bearbeitung des Genoms, Züchtung aufgrund von bestimmten Merkmalen und zugehörige Gene, u.a.

Die EU-Verordnung ist nicht anwendbar, wenn die Forschung nicht die genetische oder biochemische Zusammensetzung betrifft, bspw. die Aufbewahrung von Material in einer Sammlung, die Kultivierung von Organismen, die taxonomische Bestimmung, die morphologische oder anatomische Charakterisierung, u.a.

Lesen Sie dazu den Leitfaden, um mehr Informationen zur Definition des Begriffs „Nutzung“, einschließlich von Beispielen, zu erhalten.

Lesen Sie dazu auch unsere FAQs.

In dieser Hinsicht haben Sie Verpflichtungen in der EU, wenn:

  • Sie das Material sammelten…
  • Ihr Forschungspartner, der Ihnen das Material übergab, es sammelte…
  • Das Material, dass Sie von einer Sammlung erhalten haben, ursprünglich gesammelt wurde…
  • Das Geschäft oder das Unternehmen, bei dem Sie das Material gekauft haben, es gesammelt hat…

…am oder nach dem 12. Oktober 2014.

Dieses Datum ist entscheidend, denn an diesem Tag trat das Nagoya-Protokoll in Kraft und damit entstanden auch die Verpflichtungen, die die EU-Verordnung auf Basis des Nagoya-Protokolls regelt.

In dieser Hinsicht haben Sie in der EU rechtliche Pflichten, wenn das Land, aus dem das Material stammt, zum Zeitpunkt des Zugangs ein Vertragsstaat des Nagoya-Protokolls war und ABS-Regelungen hatte.

In Fällen von Sorgfaltspflichtverletzungen kann das BfN:

  • das Material einziehen
  • die weitere Nutzung und die Weitergabe des Materials verbieten
  • die Veröffentlichung oder das Teilen von Forschungsergebnissen verbieten
  • eine Geldbuße in Höhe von bis zu 50.000 Euro verhängen.

Hier können Sie mehr über die Verletzung von Sorgfaltspflichten erfahren.

Lesen Sie die Unterlagen genau durch, um Ihre Verpflichtungen zu verstehen, vor allem im Hinblick auf Bedingungen und Beschränkungen zur Nutzung des Materials.

Behalten Sie im Kopf, welche Vorteile Sie teilen wollten.

Eine gutes Dokumentationssystem wird zukünftige Kopfschmerzen reduzieren.

Sie sind aufgrund von gesetzlichen Regelungen in Deutschland und in der EU verpflichtet, bei vom Bundesamt für Naturschutz durchgeführten Nutzerkontrollen mitzuwirken.

Kommen Sie dieser Pflicht nicht nach, machen Sie sich strafbar.

Nicht alle Länder, die Vertragsstaat des Nagoya-Protokolls sind, haben Zugangsregeln, beispielsweise Deutschland. In diesen Fällen können Sie die genetischen Ressourcen aus diesen Ländern nutzen, ohne eine ABS-Genehmigung beantragen zu müssen.