Compliance Stories
Aus Erfahrungen lernen: Forschungsorganisation
Art des Instituts: Eine Non-Profit-Organisation, bestehend aus verschiedenen Forschungsinstituten
Networking: Diese Organisation hat ein internes Netzwerk gegründet, um Nagoya-Protokoll-Compliance zu fördern. Es gibt verschiedene Aspekte in diesem Netzwerk:
Foto: Chokniti Khongchum auf Pexels
Koordination
Das interne Netzwerk wird zentral von einer Person aus der Rechtsabteilung (im Hauptsitz) koordiniert.
Der Koordinator/Die Koordinatorin:
- Organisiert die Meetings des internen Netzwerks
- Organisiert externe Informationsveranstaltungen
- Beantwortet Fragen zu ABS und Compliance
- Verwaltet die interne Plattform im Intranet der Organisation
- Ist verantwortlich für die interne Informationsweitergabe (an alle Institute sowie die Führungsebenen der Organisation)
- Nimmt an externen Meetings teil, die vom German Nagoya Protocol HuB, dem BfN oder anderen organisiert werden
- Erarbeitet Informationsmaterialien, wie Musterverfahren, Checklisten, Richtlinien und bewährte Verfahren, so wie Standardklauseln in Koordination mit anderen Einheiten des Hauptsitzes
- Aktualisiert das interne Handbuch der Organisation bezüglich Compliance
Nominierung von Kontaktpersonen
Innerhalb der Organisation gibt es ungefähr 30 Institute, an welchen möglicherweise Nagoya-Protokoll-relevante Forschung stattfindet. Vom Hauptsitz wurde eine Anfrage an jedes dieser Institute geschickt, um eine Nagoya-Protokoll-Kontaktperson zu nominieren (das war nicht verpflichtend).
Die Kontaktperson soll:
- An internen Netzwerkmeetings teilnehmen, in welchen Aktivitäten, Herausforderungen, etc. besprochen werden
- Informationen, die vom Hauptsitz zu Verfügung gestellt werden, an die zuständigen Personen im Institut weitergeben
- Als erste Anlaufstelle bei Fragen innerhalb des eigenen Instituts und als Verbindung zum Hauptsitz agieren
- Informationen und Ideen auf der internen Plattform des Intranets der Organisation, austauschen
- Als Kontaktperson für externe Anfragen dienen, zum Beispiel von zuständigen Behörden
- Falls vorhanden, die Sorgfaltserklärungen des Instituts durch den DECLARE Account einreichen
Manche der Institute haben mehr als eine Person nominiert. Zum Beispiel wird die Aufgabe an einem Institut von vier Personen erledigt. Jede der drei potenziellen Nagoya-Protokoll-relevanten Forschungsbereiche hat eine eigene Kontaktperson und eine zusätzliche Person aus der IT-Abteilung ist involviert, da die Datenbank der Einrichtung modifiziert werden soll, um Compliance-Fragen zu klären.
Informationsveranstaltungen und Sensibilisierung
Im ersten Schritt wurde gezielt Informationsveranstaltungen und Sensibilisierungsmaßnahmen (Awareness-Raising) für die Nagoya-Protokoll-Kontaktpersonen organisiert.
Eine Reihe von Informationsveranstaltungen werden für die Kontaktperson organisiert. Diese beginnen mit den Grundlagen und fahren dann mit komplexeren Themen und der Diskussion von Werkzeugen, etc., die den ABS-Prozess und die Compliance unterstützen, fort.
Der Hauptsitz organisiert diese Informationsveranstaltungen in Kooperation mit der German Nagoya HuB.
Interne Ressourcen und Informationen
Interne Ressourcen werden durch das Intranet der Organisation zu Verfügung gestellt. Das interne Handbuch der Organisation wurde mit den Schlüsselinformationen zu Compliance aktualisiert.
Eine interne Plattform im Intranet der Organisation wurde für die Kontaktpersonen an den Instituten entwickelt. Diese Plattform bietet Informationen und einen Platz zum Austausch von Informationen und Ideen.
Das interne Handbuch der Organisation wurde ebenfalls mit den wichtigsten Informationen zur Verordnung (EU) Nr. 511/2014 aktualisiert, einschließlich des Anwendungsbereichs und der Anforderungen an die Erfüllung der eigenen Sorgfaltspflichten.
Es gibt noch einiges an Arbeit. Die Organisation plant die Entwicklung weiterer Instrumente, die alle Forschenden der Organisation unterstützen sollen, wie:
- Informationsmaterial und Werkzeuge, wie Musterverfahren, Checklisten, Richtlinien und bewährte Verfahren
- Ein Addendum (Mustervereinbarungen) für Kooperationsvereinbarungen und Materialtransfergenehmigungen, die die Compliance-Thematik adressieren
Welche Erfahrungen wurden gemacht?
Interne Netzwerke erleichtern den Austausch von Informationen und helfen dabei die Probleme und Bedürfnisse von Forschenden zu identifizieren. Das hilft dabei, die Unterstützung zielgerichteter auszubauen.
Damit das interne Netzwerk funktioniert ist es wichtig, dass eine Person die Koordination übernimmt.
Bei der Sensibilisierung ist es wichtig zu kommunizieren, dass die Sorgfaltspflicht für alle Nutzende von genetischen Ressourcen gilt, die unter den Geltungsbereich der Verordnung (EU) Nr. 511/2014 fallen, unabhängig von der geplanten Nutzung (kommerziell oder nicht-kommerzielle Forschung, Grundlagen- und angewandte Forschung oder Produktentwicklung).
Obwohl es Kontaktpersonen an den Instituten und in der Rechtsabteilung des Hauptsitzes gibt, die Unterstützung bereitstellen können, müssen die einzelnen Forschenden verstehen, dass sie persönlich dafür verantwortlich sind, die notwendigen ABS-Unterlagen zu organisieren und die Sorgfaltspflicht zu erfüllen.
