Nutzerkontrollen werden durchgeführt um sicherzustellen, dass die Forschung in Deutschland mit der Verordnung (EU) Nr. 511/2014 konform ist.
Podcast: Nutzerkontrollen in Deutschland
Hören Sie sich unseren Podcast an, in dem Elizabeth Karger vom German Nagoya Protocol HuB mit dem Leiter des Fachgebiets „Vollzug Nagoya-Protokoll“ im deutschen Bundesamt für Naturschutz (BfN) über diese Kontrollen, ihren Zweck, den Prozess und einige der „Lessons Learned“ spricht.
Wer ist für die Kontrolle der Compliance verantwortlich?
Diese Kontrollen werden nach der Verordnung (EU) Nr. 511/2014 immer auf nationaler Ebene organisiert. Die zuständige Behörde in Deutschland ist das Bundesamt für Naturschutz (BfN).
Einige Länder, die Forschungsmaterial bereitstellen, kontrollieren Forschende und Unternehmen weltweit, um die illegale Nutzung ihres biologischen Materials aufzudecken. Sie scannen Patentdatenbanken oder Zeitschriftenpublikationen nach Belegen für illegale Forschung. Manche Länder führen auch Kontrollen an ihren Grenzen durch, um sicherzugehen, dass kein Material illegal exportiert wird. Im Falle der Nichteinhaltung können sie Maßnahmen nach ihren eigenen nationalen Gesetzen ergreifen.
Warum werde ich kontrolliert?
Es gibt zwei verschiedene Gründe, wieso Forschende oder Institute einer Nutzerkontrolle durch das BfN unterzogen werden können.
- Nutzerkontrollen werden gemäß dem risikobasierten Kontrollplan des BfN, der regelmäßig überprüft und angepasst wird, durchgeführt. Gemäß diesem Plan begannen die Nutzerkontrollen im akedemischen Sektor in Deutschland im September 2020.
- Nutzerkontrollen werden auch durchgeführt, wenn es einen begründeten Verdacht gibt, dass ein Verstoß gegen die Verordnung (EU) Nr. 511/2014 vorliegt.
Nutzerkontrollen, die gemäß dem Kontrollplan durchgeführt werden, können zu einem begründeten Verdacht auf nicht-Einhaltung an anderen Instituten führen z.B. wenn nicht-Einhaltung der EU-Verordnung bei einem Kooperationspartner festgestellt wird.
Wie werden Nutzer im Wissenschaftssektor ausgewählt?
Gemäß dem ersten Kontrollplan des BfN wurden zwanzig Institutionen aus dem akademischen Bereich zufällig ausgewählt. Das BfN hat daraufhin versucht herauszufinden, ob Forschende dieser Institutionen „Nutzer“ im Sinne des EU Recht sind. Das Risiko einer nicht-Einhaltung der EU-Verordnung an jeder Institution wurde eingeschätzt. Dafür hat das BfN einige Quellen genutzt wie z.B. die Website der Institution, Pressemitteilungen, Veröffentlichung von Forschungsdaten und Patentdatenbanken usw. Auf Basis dieser Informationen wurden zehn Institutionen ausgewählt und kontrolliert.
Wenn Sie Interesse haben, mehr zu erfahren, finden Sie weitere Informationen zu Nutzerkontrollen in Deutschland und wie sie sich entwickelt haben in den Berichten von den ersten und zweiten Treffen der „European Competent National Authorities Implementing the Nagoya Protocol and the Corresponding EU Regulation“ (die zuständigen europäischen Behörden zur Umsetzung des Nagoya-Protokolls und der zugehörigen EU-Verordnung), die 2017 und 2018 vom BfN veröffentlicht wurden.
Was passiert während einer Nutzerkontrolle?
Sie sind nach europäischem und deutschem Recht dazu verpflichtet, Nutzerkontrollen zu unterstützen. Weitere Informationen zu ihren Pflichten unter dem EU-Recht finden sie hier.
Je transparenter Sie ihre Informationen darlegen und je besser Ihre ABS-Unterlagen organisiert sind, desto schneller kann eine Nutzerkontrolle durch das BfN durchgeführt und abgeschlossen werden.
Eine Nutzerkontrolle kann sich über mehrere Monate hinziehen, wobei die Korrespondenz zwischen dem BfN und der jeweiligen Einrichtung bzw. dem Forschenden hin und her geht.
Was erwartet mich?
1.
Ihre Institution erhält einen Brief, in dem erklärt wird, dass sie geprüft wird. In diesem Schreiben werden der Zweck der Kontrolle, die Rechtsgrundlage dafür sowie ein Formular mit einer Reihe von Fragen zum Ausfüllen bereitgestellt.
Die Fragen beziehen sich auf verschiedene Themen:
- der Bekanntheitsgrad der Verordnung (EU) Nr. 511/2014 und der Compliance-Verpflichtungen
- wie vorbereitet die Forschenden sind, ihre Sorgfaltspflicht zu erfüllen
- welche Aktivitäten vermutlich in den Anwendungsbereich der EU-Verordnung fallen. Diese Frage bezieht sich auf die vorhandenen Proben, die Art der Forschung, die durchgeführt wird und die ABS-Informationen, die in Bezug auf diese Proben erhalten wurden.
- Es können auch Informationen darüber hinzugefügt werden, welche Schritte das Institut in Richtung Compliance Management, z.B. Benennung einer verantwortlichen Person, interne Richtlinien und Abläufe, etc. bereits unternommen hat.
2.
Nachdem Sie den Fragebogen ausgefüllt und zurückgeschickt haben, kann es sein, dass das BfN spezifischere Fragen hat, um Informationen zu klären, gemeinsames Verständnis zu bestätigen oder möglicherweise gegebene Informationen anzuzweifeln. Weitere Informationen können notwendig sein, z.B. zu speziellen Forschungsprojekten und genutzen Proben. Diese Informationen werden üblicherweise schriftlich eingereicht. Es kann sein, dass sie Kopien ihrer Unterlagen zur Verfügung stellen müssen.
3.
Abhängig von den Informationen, die dem BfN gegeben werden, kann es zu einer Kontrolle vor Ort kommen oder die Nutzerkontrolle wird abgeschlossen.
Haben Sie genug Zeit, um die Antwort an das BfN zu organisieren? Falls nicht, überlegen Sie, ob Sie um eine Verlängerung der Frist bitten wollen. Vergessen Sie dabei nicht, zu erklären, warum Sie mehr Zeit benötigen!
Das BfN muss die datenschutzrechtlichen Bestimmungen einhalten, Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse sind vertraulich zu behandeln.
Was passiert während einer Kontrolle vor Ort?
Während einer Vor-Ort Kontrolle (persönliche Kontrolle) können autorisierte Personen des BfN:
- Das Gelände, Gewerbe- und Geschäftsräume während den Arbeits- und Öffnungszeiten betreten und kontrollieren
- Dokumente kontrollieren und Kopien davon machen
- Untersuchungen durchführen und Proben entnehmen