Nutzerkontrollen werden durchgeführt um sicherzustellen, dass die Forschung in Deutschland mit der Verordnung (EU) Nr. 511/2014 konform ist.
Podcast: Nutzerkontrollen in Deutschland
Hören Sie sich unseren Podcast an, in dem Elizabeth Karger vom German Nagoya Protocol HuB mit dem Leiter des Fachgebiets „Vollzug Nagoya-Protokoll“ im Bundesamt für Naturschutz (BfN) über die Kontrollen, ihren Zweck, den Prozess und einige der „Lessons Learned“ spricht.
Wer ist für die Kontrolle der Compliance verantwortlich?
Diese Kontrollen werden nach der Verordnung (EU) Nr. 511/2014 immer auf nationaler Ebene organisiert. Die zuständige Behörde in Deutschland ist das Bundesamt für Naturschutz (BfN).
Einige Länder, die Forschungsmaterial bereitstellen, kontrollieren Forschende und Unternehmen weltweit, um die illegale Nutzung ihres biologischen Materials aufzudecken. Sie scannen Patentdatenbanken oder Zeitschriftenpublikationen nach Belegen für illegale Forschung. Manche Länder führen auch Kontrollen an ihren Grenzen durch, um sicherzugehen, dass kein Material illegal exportiert wird. Im Falle der Nichteinhaltung können sie Maßnahmen gemäß ihrer nationalen Gesetze ergreifen.
Warum werde ich kontrolliert?
Es gibt zwei Gründe, wieso Forschende oder Institute einer Nutzerkontrolle durch das BfN unterzogen werden können.
- Nutzerkontrollen werden gemäß dem risikobasierten Kontrollplan des BfN durchgeführt, der regelmäßig überprüft und angepasst wird. Gemäß diesem Plan haben die Nutzerkontrollen im akedemischen Sektor in Deutschland im September 2020 begonnen.
- Nutzerkontrollen werden auch durchgeführt, wenn es aktuell einen begründeten Verdacht gibt, dass ein Verstoß gegen die Verordnung (EU) Nr. 511/2014 vorliegt.
Nutzerkontrollen, die gemäß dem Kontrollplan durchgeführt werden, können zu einem begründeten Verdacht auf nicht-Einhaltung auch an anderen Instituten führen z.B. wenn festgestellt wird, dass ein Kooperationspartner die EU-Verordnung nicht eingehalten hat.
Wie wurden die überprüften Nutzer im Wissenschaftssektor ausgewählt?
Gemäß dem ersten Kontrollplan des BfN wurden zwanzig Institutionen aus dem akademischen Bereich zufällig ausgewählt. Das BfN hat versucht herauszufinden, ob Forschende dieser Institutionen „Nutzer“ im Sinne des EU-Rechtes sind. Das Risiko einer nicht-Einhaltung der EU-Verordnung an jeder Institution wurde eingeschätzt. Dafür hat das BfN verschiedene Quellen genutzt wie z.B. die Website der Institution, Pressemitteilungen, Veröffentlichung von Forschungsdaten und Patentdatenbanken usw. Auf Basis dieser Informationen wurden zehn Institutionen ausgewählt und kontrolliert.
Wenn Sie Interesse haben mehr zu erfahren, finden Sie weitere Informationen zu Nutzerkontrollen in Deutschland und wie sie sich entwickelt haben in den Berichten des ersten und zweiten Treffens der „European Competent National Authorities Implementing the Nagoya Protocol and the Corresponding EU Regulation“ (die zuständigen europäischen Behörden zur Umsetzung des Nagoya-Protokolls und der zugehörigen EU-Verordnung), die 2017 und 2018 vom BfN veröffentlicht wurden.
Was passiert während einer Nutzerkontrolle?
Forschende sind nach europäischem und deutschem Recht dazu verpflichtet, Nutzerkontrollen zu unterstützen. Weitere Informationen zu ihren Pflichten unter dem EU-Recht finden sie hier.
Je transparenter Sie ihre Informationen darlegen, und je besser Ihre ABS-Unterlagen organisiert sind, desto schneller kann eine Nutzerkontrolle durch das BfN durchgeführt und abgeschlossen werden.
Eine Nutzerkontrolle kann sich über mehrere Monate hinziehen, wobei die Korrespondenz zwischen dem BfN und der jeweiligen Einrichtung bzw. dem Forschenden mehrfach hin und her geht.
Was erwartet mich?
1.
Ihre Institution erhält einen Brief, in dem erklärt wird, dass sie geprüft wird. In diesem Schreiben werden der Zweck der Kontrolle, die Rechtsgrundlage dafür sowie ein Formular mit einer Reihe von Fragen zum Ausfüllen bereitgestellt.
Die Fragen beziehen sich auf verschiedene Themen:
- der Bekanntheitsgrad der Verordnung (EU) Nr. 511/2014 und der Compliance-Verpflichtungen
- Vorbereitet der Forschenden dahingehend, ihre Sorgfaltspflicht zu erfüllen
- Aktivitäten, die mutmaßlich in den Anwendungsbereich der EU-Verordnung fallen. Diese Frage bezieht sich auf die vorhandenen Proben, die Art der Forschung, die durchgeführt wird und die ABS-Informationen, die in Bezug auf diese Proben erhalten wurden.
- Schritte, die das Institut in Richtung Compliance Management, z.B. Benennung einer verantwortlichen Person, interne Richtlinien und Abläufe, etc. bereits unternommen hat.
2.
Nachdem Sie den Fragebogen ausgefüllt und zurückgeschickt haben, kann es sein, dass das BfN spezifischere Fragen hat, um gemeinsames Verständnis zu bestätigen oder möglicherweise gegebene Informationen zu verifizieren. Weitere Informationen können notwendig sein, z.B. zu speziellen Forschungsprojekten und genutzten Proben. Diese Informationen werden üblicherweise schriftlich eingereicht. Es kann sein, dass sie Kopien ihrer Unterlagen zur Verfügung stellen müssen.
3.
Ist das BfN mit ihren Informationen zufrieden, wird die Nutzerkontrolle abgeschlossen. Wenn die Informationen aus Sicht des BfN nicht ausreichend sind, kann eine Kontrolle vor Ort stattfinden.
Haben Sie genug Zeit, um die Antwort an das BfN zu organisieren? Falls nicht, überlegen Sie, um eine Verlängerung der Frist zu bitten. Vergessen Sie dabei nicht, zu erklären, warum Sie mehr Zeit benötigen!
Das BfN muss die datenschutzrechtlichen Bestimmungen einhalten, Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse sind vertraulich zu behandeln.
Was passiert während einer Kontrolle vor Ort?
Während einer Vor-Ort Kontrolle (persönliche Kontrolle) können autorisierte Personen des BfN:
- Das Gelände ihrer Institution, Labor- und Büroräume während der Arbeits- und Öffnungszeiten betreten und kontrollieren
- Dokumente kontrollieren und Kopien davon machen
- Untersuchungen durchführen und Proben entnehmen