Wenn die Verordnung (EU) Nr. 511/2014 für Sie gilt, unterliegen Sie einer Sorgfaltspflicht. Diese Compliance-Verpflichtungen gelten ZUSÄTZLICH zu den ABS-Verpflichtungen (ABS) in dem Land, welches das Material zur Verfügung gestellt hat.
Wenn Ihnen das Verhältnis zwischen ABS-Gesetzen im Ausland und dem EU-Recht nicht klar ist, sehen Sie sich unsere Infografik „ABS-Welt“ an.
Die Sorgfaltspflicht soll die Transparenz in der Forschung sicherstellen. Forschende sollen genau wissen, welche Verpflichtungen mit dem Material (und/oder traditionellem Wissen) zusammenhängen, so dass sie sich daran halten können.
Das bedeutet für Sie:
- Das Sammeln und Verwenden von Informationen über das Material und ABS systematisch anzugehen
- Gründlich und mit „bestmöglichen Anstrengungen“ Informationen zu ABS herauszufinden bzw. die notwendigen Dokumente zu beschaffen
- Entscheidungen auf eine angebrachte Weise zu treffen
- Anpassungen und Änderungen in Prozessen oder Abläufen vorzunehmen, falls notwendig
- Auf die Anwendung von ABS- und Compliance-Regeln zu achten
Was muss ich tun?
Informationen herausfinden, aufbewahren und weitergeben
Ihre erste Verpflichtung dreht sich um das Suchen von Informationen und die Beschaffung von ABS-Dokumenten (wenn nötig), diese Informationen und Dokumente aufzubewahren und sie an anschließende Nutzer des Materials weiterzugeben.
Informationen suchen
1.
Finden Sie heraus, ob ABS für das Material, dass Sie für Ihre Forschung verwenden wollen, gilt, unabhängig davon, ob Sie die Proben selbst sammeln oder Sie das Material von einer Sammlung bekommen oder anderen Forschenden bekommen.
2.
Wenn dem so ist, dann müssen Sie die notwendigen ABS-Unterlagen organisieren.
Dies kann bedeuten, dass Sie eine Genehmigung (vorherige Einverständniserklärung) direkt im Bereitstellerland des Materials beantragen und ein Vorteilsausgleichsabkommen unterschreiben müssen.
Wenn Sie das Material von einem Dritten bekommen – einer Sammlung, einer kommerziellen Quelle, anderen Forschenden oder einem lokalen Kooperationspartner – bitten Sie diese Person, Ihnen eine Kopie der ABS-Unterlagen mitzugeben und kontrollieren Sie, ob diese Dokumente Ihre geplante Forschung abdecken. Falls nicht, müssen Sie ggf. auf das Bereitstellerland zugehen und die notwendigen Dokumente organisieren.
Informieren Sie sich in unseren Frequently Asked Questions (FAQs) darüber, was zu tun ist, wenn Ihnen Informationen zu ABS fehlen und wie Sie Ihre Sorgfaltspflichten erfüllen können.
Wenn ABS nicht auf Sie zutrifft, müssen Sie dies nicht nachweisen ABER es wird dringend empfohlen, Aufzeichnungen über alle Anfragen an die nationalen Behörden des Bereitstellerlandes zu führen.
Informationen aufbewahren
Sie sind dazu verpflichtet, die ABS-Dokumente 20 Jahre lang nach dem Ende der Nutzung aufzubewahren. Der Zeitpunkt bezieht sich auf die Forschungsaktivitäten. Das könnte der Zeitpunkt sein, zu dem die Forschungsaktivität endet oder wenn die Ergebnisse finalisiert/publiziert werden. Falls die Forschung zu einem späteren Zeitpunkt fortgesetzt wird, beginnt die 20-Jahres-Frist erneut nach dem Ende der fortgesetzten Forschungstätigkeiten.
Wenn die zuständige Behörde eine Kontrolle Ihres Instituts in 15 Jahren durchführt, wissen Sie oder das Institut noch, wo diese Informationen zu finden sind?
Informationen weitergeben
Existieren ABS-Dokumente? Wenn Sie das Material an eine andere Person weitergeben, müssen Sie die Informationen mitgeben, z.B. eine Kopie der ABS-Genehmigung oder die Nummer des Internationally Recognized Certificate of Compliance (IRCC), welches auf der Website des ABS Clearing House zu finden ist (vorausgesetzt eine Weitergabe ist überhaupt erlaubt).
Eine Sorgfaltserklärung einreichen
Was ist eine Sorgfaltserklärung?
Eine Sorgfaltserklärung wird an die zuständige Behörde des EU-Mitgliedstaates eingereicht, wo:
- Ihr Institut niedergelassen ist; oder
- die Forschung durchgeführt wird, falls das Institut, das die Forschungsmittel erhalten hat, nicht in der Europäischen Union niedergelassen ist.
Die Erklärung informiert die zuständige Behörde über Ihre Forschung und die Einhaltung der Sorgfaltspflicht.
In Deutschland erhält diese Erklärung das Bundesamt für Naturschutz (BfN). Die Informationen in dieser Erklärung werden dann an das ABS Clearing House übermittelt (vorausgesetzt, die Informationen sind nicht vertraulich).
Ist eine Sorgfaltserklärung verpflichtend?
Drei Fragen:
- Fällt Ihre Forschung in den Anwendungsbereich der Verordnung (EU) Nr. 511/2014?
- Wird die Forschung aus Drittmitteln finanziert? Dabei ist es irrelevant, ob die Finanzierung aus einer privaten oder öffentlichen Quelle kommt.
- War Ihre Forschung fortlaufend oder hat sie am oder nach dem 10. Mai 2018 begonnen?
Wenn Sie auf all diese Fragen mit Ja geantwortet haben, dann ist das Einreichen einer Sorgfaltserklärung für Sie verpflichtend.
Eine Sorgfaltserklärung ist nicht erforderlich für Forschung, die durch Eigenmittel einer Einrichtung finanziert wird. Selbst wenn keine Sorgfaltserklärung notwendig ist, gelten trotzdem alle anderen Compliance-Verpflichtungen.
Wann muss ich eine Sorgfaltserklärung einreichen?
Eine Sorgfaltserklärung wird von Forschenden während der sogenannten „Finanzierungsphase“ der Forschung eingereicht. Was bedeutet das?
- Frühestens kann sie eingereicht werden, nachdem die erste Rate der Finanzierung eingegangen ist UND das gesamte Material (und dazugehöriges traditionelles Wissen), das in der Forschung verwendet werden soll, erhalten wurden.
- Spätestens zum Zeitpunkt des Schlussberichts über die Forschung muss die Erklärung eingereicht werden. Wenn es keinen Schlussbericht gibt, sollte die Sorgfaltserklärung eingereicht werden, sobald das Forschungsprojekt endet.
Wie reiche ich eine Sorgfaltserklärung ein?
Das Bundesamt für Naturschutz empfiehlt Forschenden, ihre Sorgfaltserklärung elektronisch über das DECLARE Portal einzureichen. Das Portal wurde von der Europäischen Kommission etabliert.
Die EU Kommission hat eine Bedienungsanleitung und ein kurzes Video über DECLARE entwickelt, um den Forschenden beim Einreichen ihrer Sorgfaltserklärung zu helfen.
Es dauert nur wenige Minuten, ein DECLARE-Konto einzurichten und ca. zehn Minuten, um die Sorgfaltserklärung einzureichen.
Hat Ihr Institut ein zentralisiertes DECLARE-Konto? Das sollten Sie bei der Nagoya-Protokoll-Kontaktperson an Ihrem Institut nachfragen.
Wenn Sie ein gemeinsames Forschungsprojekt mit anderen Institutionen in der Europäischen Union durchführen, besteht die Möglichkeit, dass die Projektleitung eine Sorgfaltserklärung für das gesamte Konsortium einreicht.
Informationen, die an das ABS Clearing House eingereicht werden, müssen in einer der sechs Sprachen der Vereinten Nationen (Arabisch, Chinesisch, Englisch, Französisch, Russisch, Spanisch) sein. Wenn die Informationen nicht vertraulich sind und Ihre Erklärung nicht auf einer dieser Sprachen ist, wird es empfohlen, eine Übersetzung einzureichen.
Welche Informationen werden für eine Sorgfaltserklärung benötigt?
Es gibt zwei Teile einer Sorgfaltsterklärung, die durch DECLARE eingereicht wird. Teil A beinhaltet die Informationen, die an das ABS Clearing House weitergeleitet werden. Teil B beinhaltet die von Ihnen unterschriebene Erklärung. Diese wird nicht weitergeleitet.
Im Teil A der Erklärung wird von Ihnen verlangt:
- darzulegen, ob Ihre Erklärung sich auf eine „genetische Ressource“ bezieht und/oder auf dazugehöriges traditionelles Wissen
- den Betreff Ihrer Forschung zu beschreiben – hier können Sie den Projektnamen und eine kurze Beschreibung verwenden. Alternativ können Sie die Identifikationsnummer Ihrer Forschungsförderung angeben.
- Information über die ABS-Dokumente für Ihr Material zu geben. Hierfür haben Sie zwei verschiedene Möglichkeiten:
1.
Geben Sie die Nummer Ihres international anerkannten Zertifikats über Compliance (Internationally Recognized Certificate of Compliance, IRCC) an. Dazu geben Sie den zweistelligen Ländercode und dann die Identifikationsnummer an.
Das Zertifikat können Sie im Länderprofil des ABS Clearing House finden ODER
2.
Geben Sie Informationen zu Ihrer nationalen Genehmigung an. Geben Sie den Ort des Zugangs (immer das Land, aus dem das Material ursprünglich kommt und kein Vermittlerland), eine Beschreibung des Materials und/oder dazugehörigen traditionellen Wissens und die Nummer der nationalen Genehmigung (falls vorhanden) an.
Im Teil B der Erklärung, haben Sie Folgendes zu tun:
- Erklären Sie, dass Sie im Besitz der notwendigen ABS-Informationen sind (IRCC oder die nationale Genehmigung und dazugehörige Unterlagen)
- Erklären Sie, dass Sie diese Information aufbewahren und an Dritte, die das Material von Ihnen erhalten, weitergeben werden
- Geben Sie an, ob Ihre Forschungsfinanzierung privat oder öffentlich ist
- Geben Sie an, ob die Forschung in der Europäischen Union stattgefunden hat
- Geben Sie den Ort an, an dem diese Erklärung abgegeben wurde
Das BfN wird Sie kontaktieren und um eine Kopie jeglicher nationaler Genehmigungen etc. bitten, nachdem Ihre Erklärung eingereicht wurde.
Was ist, wenn die Informationen vertraulich sind?
Manche Informationen sind vertraulich und dürfen nicht geteilt werden. Im DECLARE besteht die Möglichkeit, folgende Informationen als vertraulich zu markieren:
- Die Forschenden („Nutzer“)
- Die Ressource oder das dazugehörige traditionelle Wissen
- Den Ort des Zugangs
- Die Details der nationalen Genehmigung
Vertrauliche Informationen sind nur für Personen einsichtig, die Zugang zu Ihrem DECLARE-Konto haben, und der zuständigen deutschen Behörde, d.h. dem Bundesamt für Naturschutz (BfN). Diese Informationen werden nicht an das ABS Clearing House weitergeleitet. Wenn diese Informationen als essentiell für die Meldung über Compliance (der sogenannte „Checkpoint Communique“) eingestuft wurden, wird das BfN direkt die zuständige Behörde im Bereitstellerland kontaktieren.
Nutzerkontrollen unterstützen
Sie sind durch das europäische und deutsche Recht dazu verpflichtet, Nutzerkontrollen durch das Bundesamt für Naturschutz zu unterstützen. Fehlende Unterstützung einer Nutzerkontrolle gilt als Ordnungswidrigkeit.
Was bedeutet die Unterstützung von Nutzerkontrollen? Von Ihnen kann beispielsweise verlangt werden:
- Fragen zu beantworten und Informationen zur Verfügung zu stellen, unter anderem auch Kopien der Dokumente
- Autorisiertem Personal Zugang zu Ihren Geschäftsräumen zu gewähren und Untersuchungen durchführen zu lassen
- Materialproben zur Verfügung zu stellen
Weitere nützliche Ressourcen
Websites:
Auf der BfN-Seite über Rechtsfragen gibt das BfN Erläuterungen zu den Sorgfaltspflichten.
Auf der Website der EU-Kommission zum Nagoya-Protokoll finden Sie eine Reihe von nützlichen Ressourcen.
Einfach erklärte Videos:
Dieses Video gibt einen schnellen Überblick über das DECLARE-Portal der EU.
Checkliste:
Diese Checkliste des BfN gibt einen Überblick über die Schritte, die bei der Sorgfaltsprüfung zu beachten sind.
Leitfaden:
Der EU-Leitfaden kann Ihnen helfen zu verstehen, was Sie tun müssen, um Ihre Verpflichtungen zu erfüllen.
